Sosyal Medya ve Dijital Ajanslar İçin Aylık Hizmet Teklifi Örneği

Bir ajans sahibi düşünün: yeni bir müşteri adayı geldi, sosyal medya yönetimi istiyor. Fiyatı hemen söylüyorsunuz — geçen ayki tekliften kopyala-yapıştır bir Word dosyası, birkaç rakam değişti. Müşteri "bu fiyata tam olarak ne alıyorum?" diye sorunca cevap netleşmiyor, çünkü kapsam da geçen ayki tekliften kalma.

Sosyal medya ve dijital pazarlama ajanslarında en sık karşılaşılan sorun bu: hizmet aylık ve tekrarlayan olduğu için teklif de "bir kere hazırlanıp kapanan" bir belge gibi değil, her ay yeniden doğrulanması gereken bir çerçeve gibi kurgulanmalı. Bu yazıda gerçek bir örnek üzerinden aylık hizmet teklifinin nasıl hazırlanacağını, teklifte mutlaka olması gereken bölümleri ve kabul edildikten sonra süreci nasıl aksatmadan yürüteceğinizi anlatıyoruz.

Aylık Hizmet Teklifi, Tek Seferlik Satış Teklifinden Neden Farklıdır?

Bir web sitesi tasarımı ya da logo çalışması gibi tek seferlik işlerde teklif basittir: kapsam, süre, tek bir toplam tutar. Aylık hizmette durum değişir — aynı tutar her ay tekrar tahsil edilecek, kapsam her ay aynı kalacak (ya da değişecekse hangi koşulda değişeceği belli olacak) ve müşteri "bu ay ne yapıldı" sorusunu her ay soracak.

Bu yüzden aylık hizmet teklifi üç şeyi aynı anda netleştirmeli: ay içinde tam olarak ne teslim edilecek, bu kapsamın dışına çıkan taleplerde ne olacak ve ödeme döngüsü nasıl işleyecek. Bunlardan biri eksikse, ya ajans karşılıksız iş yapar ya da müşteri "bunu da alacağımı sanıyordum" der.

Örnek Teklif: Aylık Sosyal Medya Yönetimi Paketleri

Aşağıda, bir dijital ajansın küçük-orta ölçekli bir işletmeye sunabileceği örnek bir aylık teklif yapısı var. Rakamlar ve kapsam kendi hizmet maliyetinize göre değişir, ama iskelet olarak kullanılabilir:

Buradaki kritik nokta paketleme mantığı: müşteri "biraz daha az/çok bütçem var" dediğinde elinizde zaten farklı kapsamlarda hazır seçenekler oluyor, sıfırdan pazarlık yapmıyorsunuz. Bu da hem teklif hazırlama süresini kısaltır hem de fiyatlandırmanızı tutarlı tutar — aynı kapsamı iki farklı müşteriye iki farklı fiyata satmamış olursunuz.

Teklifte Mutlaka Olması Gereken 5 Bölüm

Paket tablosunun dışında, teklif belgesinin şu beş bölümü içermesi anlaşmazlık riskini büyük ölçüde azaltır:

1. Kapsam ve Teslim Edilecekler

Sadece "sosyal medya yönetimi" yazmak yetmez. Gönderi sayısı, format (görsel/reels/story), hangi platformlar, içerik takviminin ne zaman paylaşılacağı gibi somut kalemler yazılmalı. Ne kadar somutsa, "bunu da yapacaktınız" tartışması o kadar az olur.

2. Kapsam Dışı Talepler ve Ek Ücretlendirme

Ay içinde müşteri ek bir kampanya, acil bir duyuru gönderisi veya influencer koordinasyonu isteyebilir. Bunun pakete dahil olmadığını ve nasıl ücretlendirileceğini (sabit ek ücret mi, saatlik mi) baştan yazmak, ay ortasında "bu da dahil değil miydi" konuşmasını önler.

3. Ödeme Koşulları ve Döngüsü

Ödeme ay başında mı ay sonunda mı yapılıyor, fatura hangi tarihte kesiliyor, gecikme durumunda ne oluyor — bunlar net olmalı. Aylık hizmette bu madde eksikse, tahsilat takibi zamanla ajans için ayrı bir operasyonel yüke dönüşür.

4. Süreklilik ve Fesih Koşulu

Anlaşma otomatik olarak devam mı ediyor, yoksa her ay yeniden mi onaylanıyor? Taraflardan biri vazgeçmek isterse kaç gün önceden haber verilmeli? Bu madde yoksa, ilişkinin nasıl biteceği de belirsiz kalır.

5. Geçerlilik Tarihi ve Onay Şekli

Teklif süresiz açık kalmamalı — "bu fiyat X tarihine kadar geçerlidir" ibaresi, hem müşteriyi karar almaya teşvik eder hem de maliyetleriniz değiştiğinde eski fiyatla sizi bağlı tutmaz.

Bu Teklifi Argist'te Nasıl Hazırlarsınız?

Yukarıdaki paket tablosunu her seferinde Word'de yeniden düzenlemek yerine, Argist Teklif Yönetimi üzerinde bir kere kurup her müşteri için birkaç dakikada özelleştirebilirsiniz:

1. Marka renginizle PDF şablon oluşturun — Başlangıç/Büyüme/Kurumsal paketlerini tek bir teklif şablonunda tanımlayın, ajansınızın logosu ve renkleriyle otomatik biçimlensin.
2. SMS veya e-posta ile onaya gönderin — müşteri teklifi kendi telefonundan/bilgisayarından açıp inceleyebilir, ayrı bir toplantı gerekmez.
3. Durumu canlı takip edin — teklif açıldı mı, hâlâ bekleniyor mu, dönüşüm oranınız kaç görüyorsunuz; unutulan teklifler için otomatik hatırlatma gönderilir.
4. Müşteri dijital olarak onaylasın — ıslak imza ya da "tamamdır, başlayalım" e-postası beklemek yerine, onay linkten tek tıkla verilir ve sistemde kayıt altına alınır.
5. Kabul edilince tek tıkla faturaya dönüştürün — ilk ay için ayrı bir fatura kesme işlemi yapmanıza gerek kalmaz.

Teklif Kabul Edildikten Sonra: Aylık Aboneliğe Geçiş

Burada ajansların çoğunun düştüğü tuzak şu: teklif kabul edilir, ilk fatura kesilir, sonra her ay elle hatırlayıp yeniden fatura kesmek gerekir. Üç-beş müşteride sorun olmaz, yirmi müşteriye çıktığında hangi müşterinin ödemesinin ne zaman geleceğini takip etmek başlı başına bir iş hâline gelir.

Teklif kabul edildiği anda, aynı kapsamı Argist Abonelik Yönetimi'nde bir abonelik planı olarak tanımlarsınız: paket (Başlangıç/Büyüme/Kurumsal), tutar ve ödeme periyodu (aylık) bir kere girilir. Sonrasında:

• Her ay aynı gün otomatik fatura kesilir, elle hatırlamanız gerekmez.
• Tahsilat otomatik işler, ödeme gecikirse hatırlatma müşteriye otomatik gider.
• Müşteri paket değiştirmek isterse (Başlangıç'tan Büyüme'ye geçmek gibi) abonelik tek işlemle güncellenir, sözleşme ile fatura tutarı birbirinden sapmaz.
• Müşteri hizmeti sonlandırırsa iptal tek işlemdir; bir sonraki ay için fatura otomatik olarak kesilmez.
• Müşteri başına aylık gelir raporuyla, hangi paketin ajansınıza en çok geliri getirdiğini görürsünüz.

Ay İçinde Gelen Ek Talepleri Satış Ekranından Yönetmek

Abonelik dışı talepler de olur: müşteri bir ayda ekstra bir reklam bütçesi yönetimi, tek seferlik bir kurumsal video düzenleme ya da ek bir platform yönetimi isteyebilir. Bunun için ayrı bir teklif hazırlamaya gerek yok — eğer bu hizmetleri önceden Argist'e kayıtlı hizmetler olarak tanımladıysanız, Argist Satış Yönetimi ekranından ilgili hizmeti seçip saniyeler içinde ek bir satışa çevirebilir, makbuz veya faturasını otomatik oluşturabilirsiniz. Ay sonunda hem abonelik geliri hem de ek satışlar tek yerden görünür — hangi müşterinin ne kadar ek iş getirdiğini hatırlamak için not tutmanız gerekmez.

Teklifi Göndermeden Önce Kontrol Edin

Yukarıdaki örnek yapıyı kendi teklifinize uyarlarken şu beş maddeyi işaretleyin:

• Kapsam somut kalemlerle yazılı (gönderi sayısı, format, platform)
• Kapsam dışı taleplerin ücretlendirmesi belirtilmiş
• Ödeme tarihi ve döngüsü net
• Fesih/iptal koşulu yazılı
• Teklifin geçerlilik tarihi var

Beş maddenin hepsi işaretliyse, teklifiniz hem sizi hem müşteriyi koruyan bir çerçeveye oturmuş demektir. Eksik olan varsa, göndermeden önce o maddeyi netleştirmek, ay ortasında yaşanacak bir anlaşmazlıktan çok daha az maliyetlidir.

Aylık teklif hazırlama, onay takibi ve tekrarlayan faturalamayı tek sistemde birleştirmek isterseniz, Argist Teklif Yönetimi ve Argist Abonelik Yönetimi modüllerini 14 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Kredi kartı gerekmez.