İşletme Defteri Nedir? Kimler Tutmak Zorunda ve Nasıl Tutulur? - Argist

İşletme defteri, küçük ve orta ölçekli işletmelerin yalnızca gelir ve giderlerini basit usulde takip ettikleri, VUK’un 178. Maddesi’nde belirtilen II. sınıf tüccarların tutmakla yükümlü olduğu muhasebe defteridir. Vergi Usul Kanunu kapsamında belirlenen hadlerin altında kalan işletmelerin tutması gereken bu defter, işletmelerin mali durumunu sade bir şekilde yansıtması açısından önemlidir. Peki, işletme defteri nedir, kimler tutar? İşte konuyla ilgili ayrıntılar…

İşletme Defteri Nedir?

İşletme defteri, VUK’ta belirtilen II. sınıf tüccarların ekonomik faaliyetlerini yalnızca gelir-gider takibiyle izledikleri bir muhasebe defteridir. Basit usule göre tutulan bu defter, tüccarların bulunmuş olduğu kategoriye göre bazı değişiklikler içerebilir.

İşletme defteri nedir sorusuna “bilanço esaslı defter tutma sistemine geçmeden faaliyetlerini sürdüren, küçük ya da orta ölçekli işletmeler için düzenlenmiş olan pratik bir muhasebe defteridir” yanıtı verilebilir.

İşletme defterinde temel olarak ilgili işletmenin elde ettiği gelirler ve yapmış olduğu giderler, tarih sırasıyla birlikte yer alır. Gelir ve gider olarak yazılan tüm kalemler, fatura, fiş ya da makbuz gibi evraklarla desteklenir.

İşletme hesabı esasına göre tutulan bu defterler, muhasebe açısından daha az bilgiyle yönetilebildiği için daha çok esnaf, küçük ticaret erbapları, serbest meslek sahipleri tarafından kanunda belirlenen koşulları sağlamaları şartıyla tercih edilir.

Yapılan her harcamayı işletme defterine “gider” olarak eklemek mümkün değildir. Bu konuda kriter olarak ilgili harcamanın işletmenin faaliyetini yürütebilmesi için yapılmış olması şeklinde belirlenmiştir. Buna göre işletme defterine gider örnekleri olarak aşağıdaki detaylar verilebilir.

• Satışı yapılan ürünün tedarik sürecindeki harcamalar,
• Kira giderleri,
• Ödenecek KDV miktarları,
• Çalışanlara ödenen ücretler ve SGK masrafları,
• Elektrik, su ya da doğalgaz gibi işletmeye ait abonelik giderleri,
• Nakliye ya da depolama süreciyle ilgili yapılan harcamalar,
• Amortismanlar,
• İşletmede gerçekleşen tadilat vb. işler için yapılan harcamalar.

İşletme Defterini Kimler Tutar?

İşletme defteri, VUK’un 178. maddesinde belirtildiği üzere II. sınıf tüccarların tutmakla mükellef olduğu bir defterdir. İlgili kanunda ikinci sınıf tüccarlar şu şekilde tanımlanmıştır:

• Madde 177’de belirtilen hadlerin altında kalan işletmeler,
• Kurumlar Vergisi mükellefleri arasında işletme defteri tutmasına Maliye Bakanlığı tarafından müsaade edilenler.

Buna göre “işletme defterini kimler tutar” sorusuna yanıt olarak, VUK 177. Maddesi’nde belirtilen hadlerden bahsetmekte yarar bulunmaktadır. Aşağıdaki tabloda yer alan alış ve satış rakamlarına ulaşamayan işletmeler, II. sınıf tüccar sayılarak işletme hesabı esasına göre defter tutarlar:

İşletme defteri tutmak zorunda olanlar, ilgili kategoride belirlenen hadlerin altında satış ya da alış rakamına sahip olan işletmeleri ifade etmektedir.

İşletme Defteri Nasıl Tutulur?

İşletme defteri nedir sorusuyla birlikte, ilgili defterin nasıl tutulacağına ilişkin de bazı konular merak ediliyor. İşletme defteri tutmak için öncelikle resmi olan ve seri numarası bulunan bir defter edinmek gerekir. Defterin ilk sayfasında ad, vergi kimlik numarası, açılış tarihi gibi bilgiler yer almalıdır. İşletme defteri mutlaka günü gününe ve doğru şekilde doldurulmalıdır.

İşletme defteri, yalnızca gelir ve gider takibinin yapıldığı basit usul muhasebe defteridir. Buna bağlı olarak ilgili defteri tutmak yasal bir zorunluluk olduğundan dolayı tüm sürecin prosedüre uygun şekilde ilerlemesi gerekir. İşletme defterinin hangi kurallara göre tutulacağı, VUK 194. Madde kapsamında açıklanmıştır.

İşletme hesabına göre tutulan defterde sol tarafta giderler, sağ tarafta gelirler yer alır. Sol sütunda yer alan gider hesaplarına işletme adına yapılan harcamaların miktarları yazılır. Ürün ya da hizmet satın alımı, borç tutarları gibi kalemler, buraya yazılabilir.

Gelir kısmına, işletmenin yaptığı satışlardan ya da diğer yollarla elde ettiği gelirler yazılmaktadır. VUK 194. Madde kapsamında işletme defteri özellikleri şu şekildedir:

• Sol kısma giderler, sağ kısma gelirler yazılır.
• Sıra numarası, kayıt tarihi, meblağ, muamelenin nev’i gibi detaylar yer almalıdır.
• Gider kısmına satın alınan mallar ya da edinilen hizmetlerle ilgili yapılan harcamalar ya da borçlanılan paralarla birlikte işletme adına yapılan tüm harcamalar yazılabilir.
• Gelir kısmına ise satılan mal ve hizmet bedeli, tahakkuk eden alacaklar, işletme faaliyetine bağlı elde edilen tüm gelirler yazılır.

Kasa Defteri Yönetimi modülüyle gelir-gider takibinizi kolayca gerçekleştirin!

İşletme Defteri Kayıt ve Beyan Zamanları

İşletme defterine kayıtların günlük yapılması, olası karışıklıkları önlemek adına önemlidir. Ancak yasal olarak işletme adına gerçekleşen mali işlemden sonraki 10 gün içerisinde ilgili kayıtların yapılması gerekir.

İşletme defteri, elektronik ortamda da tutulabilmektedir. Buna göre e-Defter üzerinden tutulacak işletme defteri kayıtları, ait olan ayın KDV Beyannamesi süresinin son gününden sonraki bir tarihte yapılamaz. Buna bağlı olarak takvim yılının son ayına ait kayıtlar, Gelir Vergisi Beyannamesi verilmesi gereken son günü saat 23:59’a kadar yapılabilir.

Basit usulde defter tutan mükellefler, alış ve giderler ile satış ve hasılatlara ilişkin üçer aylık kayıt tutar. Bu kayıtlar, ilgili dönemi izleyen ayın sonuna kadar Defter Beyan Sistemi aracılığıyla işletme defterine gerçekleştirilmelidir.

İşletme Defterine Hangi Bilgiler Kaydedilir?

İşletme defteri nedir sorusuna yanıt arayanlar için bu deftere genel olarak gelir ve giderlerin yazılabildiğini aktarmıştık. Ancak VUK hükümleri gereğince ilgili deftere hangi bilgilerin kaydedilebileceği belirtilmiştir. Peki, işletme defterine hangi bilgiler kaydedilir? İşte yanıtı:

• Gelir ve Giderler: KDV tutarları ayrıca gösterilir. Buna bağlı olarak işçilik ücretleri, işverene olan brüt maliyetiyle birlikte yazılır.
• Mal Alım Satımları: Yalnızca mal alım satımı yapan işletmeler, hesap dönemi sonunda ayrıca envanter çıkarmalıdır. Sayım sonrasında KDV tutarları ve iadeler, ayrıca defterde belirtilir.
• Amortismanlar: Amortismana tabi olan malların satın alınması sonrasında alış bedeli doğrudan amortisman olarak gider gösterilemez. Bunun dışında yasal amortisman oranları ve tutarları dahilinde ilgili alışların amortisman bedeli, gider olarak gösterilebilir.

İşletme Defteri Muhasebe Ücreti 2026

2025 yılında Serbest Muhasebecilik Asgari Ücret tarifesi, şehirlere ve işletmede çalışan kişi sayısına göre değişiklik göstermektedir. Buna bağlı olarak şehirler, 1, 2, 3, 4. grup iller olarak kategorilere ayrılmıştır. İlgili tarifede işletme defteri muhasebe ücreti 2026 yılı için şöyledir:

• İşletme defteri tutmak için muhasebe ücreti çeşitli faktörlere göre değişmekle birlikte 1.000 TL – 3.942 TL arasındadır.
• Bu tutarlar, asgari ücret tarifesini ifade etmekte olup, gerçek rakamlar mali müşavirin uygulayacağı tarifeye göre değişebilecektir.