KOBİ'ler için e-Arşiv faturaya geçiş rehberi

Türkiye'de e-Arşiv fatura zorunluluğu kapsamı her yıl genişliyor. 2025 itibarıyla yıllık brüt satış hasılatı belirli bir eşiği aşan tüm KOBİ'ler için e-Arşiv fatura artık zorunlu hale geldi. Peki süreç tam olarak nasıl işliyor, hangi belgeleri hazırlamanız gerekiyor ve Argist üzerinden bu işlem dakikalar içinde nasıl aktif edilir?

e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) standartlarına uygun olarak elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan faturadır. Kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir, ancak baskı, gönderim ve arşivleme maliyetlerini büyük ölçüde azaltır.

e-Fatura'dan farkı, alıcının e-Fatura mükellefi olma zorunluluğunun bulunmamasıdır. Yani müşteriniz e-Fatura sistemine kayıtlı olmasa bile ona e-Arşiv fatura kesebilirsiniz.

Geçiş için gerekli belgeler

• Mali mühür sertifikası (TÜBİTAK BİLGEM Kamu SM'den temin edilir)
• GİB BİS portalı üzerinden mükellef başvurusu
• Şirket vergi kimlik numarası
• Yetkili kişi e-imza veya mali mühür
• Argist hesabı (entegratör hizmeti dahildir)

Argist ile aktivasyon adımları

Argist, GİB ile resmi entegrasyon sahibi bir e-Belge entegratörüdür. Bu sayede aracı kullanmanıza gerek yoktur. Aktivasyon adımları:

1. Argist hesabınıza giriş yapın, "Ayarlar > e-Belge" menüsüne gidin
2. Mali mühür sertifikanızı yükleyin veya Argist üzerinden başvurun
3. Şirket bilgilerinizi (vergi dairesi, KEP adresi, IBAN) doldurun
4. GİB onayı için "Aktivasyon başvurusu yap" butonuna basın
5. 24-48 saat içinde GİB onayı geldikten sonra ilk faturanızı kesebilirsiniz

Argist üzerinden e-Arşiv aktivasyon süreci, eski yöntemlere göre yaklaşık 90% daha hızlı tamamlanıyor. Müşterilerimizin büyük çoğunluğu aynı iş gününde ilk faturasını kesebiliyor.

Sık karşılaşılan sorunlar

Mali mühür yenileme

Mali mühürler 3 yıllık geçerlilik süresine sahiptir. Geçerlilik bitmeden 30 gün önce Argist size otomatik bildirim gönderir; yenileme işlemini paneliniz üzerinden başlatabilirsiniz.

Fatura iptal ve iade

e-Arşiv faturalar düzenlendikten sonra 7 gün içinde iptal edilebilir. 7 gün geçtikten sonra ise iade faturası düzenlemek gerekir. Argist her iki senaryo için de tek tıkla işlem desteği sunar.

Sonuç

e-Arşiv faturaya geçiş, doğru entegratör seçimi ile karmaşık değildir. Argist'in resmi GİB entegrasyonu sayesinde geçiş süreci aynı iş gününde tamamlanır, aylık kotanız plan ile birlikte hazır gelir. KOBİ'ler için bu, hem maliyet hem zaman açısından önemli bir avantajdır.