Cari Mutabakat Nedir? İşletmeler Neden Bu Süreci Ciddiye Almalı?
Her ay hesaplarınıza bakıyorsunuz ama rakamlar neden tutmuyor? Müşteriden farklı bir bakiye geliyor, tedarikçiyle anlaşmazlık çıkıyor. Bunların hepsi tek bir kavramın eksikliğinden kaynaklanabilir: cari mutabakat.
Başlamadan önce kendinizi test edin
- Cari mutabakat en doğru şekilde nasıl tanımlanır?
- Müşterilerden alınan ödemelerin banka hesabına aktarılması
- İki tarafın birbirindeki alacak-borç kayıtlarını karşılaştırıp onaylaması
- Vergi beyannamesi için yapılan hesap özeti çıkarma işlemi
- Aylık gelir-gider tablosunun hazırlanması
Cari Mutabakat Nedir?
Ticari hayatta iki işletme arasında alışveriş gerçekleştiğinde her iki taraf da kendi muhasebe sistemine kayıt tutar. Ancak bu kayıtların birbirini tutması her zaman garanti değildir. Gönderilen fatura işlenmemiş olabilir, yapılan ödeme yanlış dönemde gösterilmiş olabilir ya da iki taraf arasındaki kur farkı hesaplara farklı yansımış olabilir.
Basit bir anlatımla: “Senin defterindeki rakamla benim defterindeki rakam aynı mı?” sorusunun cevabını bulmaktır. Aynıysa mutabakat sağlanmış demektir. Farklıysa fark bulunup düzeltilir.
Cari Mutabakat Nasıl İşler?
Süreç taraflara ve işletme büyüklüğüne göre değişse de temel adımlar aşağıdaki gibidir:
Banka mutabakatı
Merkez-şube
Dönem seçimi
Mutabakat yapılacak dönem belirlenir (aylık, üç aylık veya yıllık olabilir).
Cari hesap ekstresi gönderimi
Her iki taraf kendi kayıtlarına göre hazırladığı ekstreyi karşı tarafa iletir.
Karşılaştırma
Fatura bazında, tarih sırasına göre eşleştirme yapılır. Tutar, tarih ve vade bilgileri kontrol edilir.
Fark analizi
Uyumsuz kayıtlar tespit edilir, nedeni araştırılır (geciken fatura, yanlış dönem, kur farkı vb.).
Onay ve imzalama
Mutabık kalınan bakiye yazılı olarak karşılıklı onaylanır. Bu belge hukuki geçerlilik taşır.
Banka hesap özeti alınır
İlgili döneme ait banka ekstresi temin edilir.
Muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırma
İşletmenin bankaya kaydettiği tutarlarla banka ekstresindeki tutarlar eşleştirilir.
Yoldaki çekler ve bekleyen transferler
Henüz banka hesabına geçmemiş işlemler ayrıca not edilir.
Düzeltme kayıtları
Tespit edilen hatalar düzeltme fişiyle muhasebe sistemine işlenir.
Şube cari hesapları çekilir
Her şubenin merkeze olan borç-alacak durumu listelenir.
Konsolidasyon öncesi eşleştirme
Şirket içi işlemler karşılıklı sıfırlanmazsa konsolide bilanço şişer.
Fark tutanaklarının imzalanması
Her şube kendi bakiyesini merkez muhasebeyle karşılaştırıp onaylar.
Mutabakatta Sık Karşılaşılan Fark Türleri
Mutabakat sırasında ortaya çıkan farklılıkların büyük çoğunluğu birkaç temel nedene dayanır. Bunları bilmek, araştırma sürecini kısaltır:
| Fark türü | Açıklama | Çözüm yolu | Risk |
|---|---|---|---|
| Dönem farkı | Fatura bir tarafın Aralık’ına, diğerinin Ocak’ına işlenmiş | Tarih düzeltmesi | Orta |
| Kur farkı | Dövizli işlemlerde kullanılan kur farklı | Kur farkı gider/gelir kaydı | Orta |
| Eksik kayıt | Fatura bir tarafa hiç girilmemiş | Yevmiye kaydı açılır | Yüksek |
| Mükerrer kayıt | Aynı fatura iki kez işlenmiş | Storno kaydı | Yüksek |
| Ödeme gecikmesi | Havale gönderilmiş ama henüz hesaba geçmemiş | Yoldaki ödeme notu | Düşük |
| İskonto/iade farkı | Verilen indirim karşı tarafta farklı işlenmiş | Mutabakat tutanağıyla düzeltme | Orta |
Son Söz
Cari mutabakat, küçümsenen ama ihmal edildiğinde ciddi sorunlara yol açan bir finansal disiplin unsurudur. Ayda bir kez bile yapılsa, işletme kayıtlarındaki hatalar birikmeden tespit edilebilir, tedarikçi ve müşteri ilişkileri sağlıklı tutulabilir, vergi ve hukuki riskler minimize edilebilir.
